Как конвертировать почтовый ящик пользователя в общий почтовый ящик

Когда пользователь покидает организацию, вы можете захотеть сохранить почтовый ящик доступным, чтобы другие пользователи могли получить к нему доступ. Оставление почтового ящика пользователя активным требует лицензии Exchange Online, но когда вы конвертируете почтовый ящик в общий почтовый ящик, лицензия не требуется.

Преимуществом общего почтового ящика является то, что вы можете предоставить доступ к нему как одному пользователю, так и нескольким пользователям. Это отлично, когда пользователь покинул организацию, и другим пользователям нужно продолжить его работу. Кроме того, общие почтовые ящики могут быть преобразованы обратно в пользовательские почтовые ящики при необходимости.

В этой статье я объясню, как вы можете преобразовать почтовый ящик пользователя в общий почтовый ящик, используя центр администрирования и PowerShell. А также, как вы можете преобразовать несколько почтовых ящиков одновременно.

Что вам нужно знать

Прежде чем мы преобразуем почтовый ящик в общий почтовый ящик, вам нужно знать несколько вещей. Общий почтовый ящик имеет некоторые ограничения:

• Размер почтового ящика ограничен 50 Гб
• Вы не можете войти напрямую в общую почтовую ящик, для этого вам понадобится учетная запись пользователя.
• Нет онлайн-архива
• Поделитесь почтовым ящиком не более чем с 25 людьми
• Пользователи могут удалять почту из общего почтового ящика, нет способа предотвратить это.

Как упоминалось, общая почтовая ящик не требует лицензии. Тем не менее, вы можете назначить лицензию для него. Когда вам потребуется онлайн-архив, вам нужно будет назначить лицензию Exchange Online plan 1. Если вам нужно больше места для хранения, тогда требуется лицензия Exchange Online plan 2.

Заметка

Когда вы конвертируете почтовый ящик пользователя с Онлайн-архивом, архив не будет мигрирован в общий почтовый ящик. Только когда вы назначите лицензию общему почтовому ящику, архив будет сохранен. В противном случае он будет потерян!

Общие почтовые ящики не предназначены для прямого входа в систему. Пароль автоматически генерируется и по умолчанию не отображается. Поскольку нельзя активировать MFA для общего почтового ящика, рекомендуется заблокировать возможность входа в общий почтовый ящик.

Преобразовать почтовый ящик в общий в Центрах администрирования

Преобразование почтового ящика пользователя в общий почтовый ящик можно выполнить как из центра администрирования Microsoft 365, так и из центра администрирования Exchange. Я покажу оба метода ниже:

Используя Центр администрирования Microsoft 365

Мы можем преобразовать почтовый ящик пользователя в общий почтовый ящик прямо в настройках пользователя:

1. Разверните Пользователей и выберите Активных пользователей
2. Выберите пользователя
3. Откройте вкладку Почта
4. Нажмите Преобразовать в общую почтовый ящик
5. Нажмите Конвертировать на экране подтверждения

Вы можете просматривать общую почтовую коробку в центре администрирования в разделе Команды и группы > Общие почтовые ящики.

Используя Центр администрирования Exchange

Мы также можем использовать Центр администрирования Exchange, чтобы, конечно, преобразовать почтовый ящик в общий почтовый ящик:

1. Разверните Получатели и выберите Почтовые ящики
2. Выберите почтовый ящик (пользователь)
3. Откройте вкладку Другие
4. Нажмите Преобразовать в общую почтовый ящик
5. Нажмите на Подтвердить

Общие почтовые ящики перечислены в том же списке почтовых ящиков, что и пользователь. Чтобы быстро проверить, является ли почтовый ящик общим в Центре администрирования Exchange, мы можем использовать встроенный фильтр:

В представлении почтового ящика нажмите на Фильтр и выберите Общий почтовый ящик.

Преобразование почтового ящика в общий почтовый ящик с помощью PowerShell

Другой способ конвертации почтовых ящиков - использовать PowerShell. С PowerShell нам нужно всего лишь ввести одну команду для конвертации почтового ящика. Убедитесь, что вы установили модуль Exchange Online в PowerShell перед тем, как начать.

Мы собираемся использовать командлет Set-Mailbox для преобразования почтового ящика. Вам нужно знать только имя почтового ящика или адрес электронной почты почтового ящика:

Connect to Exchange Online
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName a-d@lazydev.onmicrosoft.com

Convert the mailbox to shared
Set-Mailbox -Identity adelev@lazydev.onmicrosoft.com -Type Shared

Команда не будет выводить никаких данных, поэтому для проверки успешности изменения почтового ящика мы можем использовать следующую команду PowerShell:

Get-Mailbox -Identity adelev@lazydev.onmicrosoft.com | Select Name, RecipientTypeDetails

Result
Name        RecipientTypeDetails
----        --------------------
Adelev-test SharedMailbox

Завершение

Преобразование почтового ящика пользователя в общий почтовый ящик позволяет сэкономить лицензию и предоставить доступ к почтовому ящику нескольким пользователям. Имейте в виду, что онлайн-архивы теряются, если вы не назначите лицензию на общий почтовый ящик.

Нужно.convertить общую почтовый ящик обратно в почтовый ящик пользователя? Тогда выполните шаги в этой статье.

Также убедитесь, что вы заблокировали прямой вход в общие почтовые ящики, так как это представляет собой потенциальный риск безопасности.

Надеюсь, эта статья помогла вам с преобразованием почтового ящика. Если у вас есть вопросы, просто оставьте комментарий ниже.