Поиск по сайту:

Как включить внешнее совместное использование в SharePoint

Одним из больших преимуществ SharePoint Online и OneDrive является то, что вы можете легко делиться своим контентом как внутри компании, так и с внешними и гостевыми пользователями. Внешний обмен в SharePoint Online по умолчанию отключен для всех ваших сайтов SharePoint.

Теперь вы, возможно, заметили, что вы не можете делиться файлами или папками с сайта SharePoint, даже если вы установили (или оставили) внешний доступ в Центре администрирования SharePoint на Любого.

Типичная ошибка, которую получают ваши пользователи, когда пытаются поделиться файлом или папкой, это:

Политика вашей организации не позволяет вам делиться с этими пользователями

Причина этого заключается в том, что новые сайты Microsoft 365 Teams по умолчанию установлены на “Новые и существующие гости”. Сайты SharePoint Communication даже установлены на “Только люди в вашей организации”.

В этой статье мы рассмотрим различные уровни внешнего обмена SharePoint и как их включить.

Не только на глобальном уровне, но и на уровне сайта, и как использовать PowerShell для этого.

Разрешения для внешнего общего доступа SharePoint

В SharePoint у нас есть 4 различных уровня обмена, которые мы можем установить для внешнего обмена. Мы можем устанавливать эти уровни глобально, а также для каждого сайта с помощью PowerShell. Кроме этих 4 уровней, мы также можем установить несколько других важных разрешений.

Итак, какие существуют различные разрешения для внешнего обмена в SharePoint:

Кто угодно

Внешние пользователи и гости могут получить доступ к общим файлам и папкам по ссылке, которая не требует входа в систему. Эта опция также называется АнонимноеSharing, потому что в основном любой, у кого есть ссылка, может получить доступ к файлам.

Новые и существующие гости

Это разрешение по умолчанию для новых связанных с Microsoft 365 сайтов. Внешние пользователи и гости должны войти в систему, чтобы получить доступ к общим файлам или папкам. Они могут войти с помощью своей учетной записи Microsoft или им нужно ввести код подтверждения.

Внешние пользователи будут добавлены в ваш Azure-AD в качестве гостевых пользователей. Вы можете просмотреть своих гостевых пользователей в Центре администрирования Microsoft 365 > Пользователи > Гостевые пользователи.

Существующие гости

С этой опцией вы можете делиться элементами только с внешними пользователями, которые находятся в вашем Azure AD в качестве гостевых пользователей.

Только люди в вашей организации

В основном отключите внешнееSharing полностью. Вы можете делиться элементами только внутри организации. Это опция по умолчанию для коммуникационных сайтов SharePoint.

Настройки разрешений центра администрирования SharePoint

В центре администрирования SharePoint вы можете установить глобальные разрешения, связанные с совместным использованием. Вы найдете политики совместного использования в Центре администрирования SharePoint в разделе Политики > Совместное использование.

Наиболее важной политикой, конечно же, является ВнешнееSharing. Уровень, который вы здесь устанавливаете, является максимальным для всех сайтов. Таким образом, если вы установите его на Новые и существующие гости, то вы не сможете установить отдельный командный сайт на Любой (ExternalUserAndGuestSharing) с помощью PowerShell. Потому что это менее ограничительно, чем политика вашей организации.

Больше настроек для внешнего общего доступа

Убедитесь, что вы развернули Дополнительные настройки внешнего совместного использования. Проверьте, чтобы Гость должен войти с той же учетной записью.., в противном случае ссылку на совместное использование может открыть любой, у кого есть почта.

Также убедитесь, что вы сняли отметку с Разрешить гостям делиться предметами, которые они не владеют. Это опция, которую в большинстве случаев следует отключить.

Ссылка на файл и папку

В разделе файлов и папок вы можете установить тип ссылки по умолчанию. Если вы разрешите совместное использование с любыми пользователями (анонимные ссылки), я рекомендую установить это на определенных людей.

Конечно, ваши пользователи хотят создать простую ссылку и поделиться ей, но имейте в виду, что у вас нет большого контроля над этими ссылками. Вы не можете увидеть, кто ее открывает или с кем эта ссылка была поделена. Поэтому я также стараюсь минимизировать ее использование.

Также очень важно, если вы используете разрешение на совместное использование с кем-либо, установите срок действия для ссылок, например, 14 дней. И установите уровень разрешений на только просмотр.

Включить внешний обмен с помощью PowerShell

С помощью PowerShell вы можете легко установить правильные разрешения на общую доступность для сайта SharePoint. Мы собираемся использовать модуль PnP-PowerShell для этого. Если вы еще не установили его, вы можете установить его в PowerShell с помощью следующей команды:

Install-Module -Name PnP.PowerShell

Если у вас установлена PnP PowerShell, мы можем продолжить с настройкой разрешений для совместного использования нашего командного сайта. Сначала мы подключимся к нашему администраторскому сайту SharePoint.

Вы можете найти URL для подключения, открыв Центр администрирования SharePoint в вашем браузере и получив URL из адресной строки.

Connect to SharePoint Admin
Connect-PnPOnline https://contoso-admin.sharepoint.com -Interactive

Set the sharing permission for the SharePoint site
Replace the URL with the URL of your SharePoint site
Set-PnPTenantSite -Url https://contoso.sharepoint.com/teams/lab01 -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing

Check the settings
Replace the URL with the URL of your SharePoint site
Get-PnPTenantSite -Url https://contoso.sharepoint.com/teams/lab01 | select SharingCapability

Я предпочитаю использовать ключ -Interactive, потому что таким образом мы также можем подключиться к SharePoint с учетной записью, защищенной MFA (поэтому нам не нужно использовать пароль приложения).

Опции для переключателя -Sharing следующие:

  • Отключено - Нет внешнего обмена
  • СуществующиеВнешниеПользователиТолько - Только внешние пользователи, которые уже находятся в вашем Azure AD
  • Внешний пользователь и гостевоеSharing – Обмен файлами и папками с анонимной ссылкой
  • Только для внешних пользователей – Внешние пользователи должны войти в систему или ввести код проверки

Установите уровень совместного доступа на нескольких сайтах

С помощью PowerShell мы можем легко установить или изменить уровень совместного использования на нескольких сайтах SharePoint. Это действительно полезно, если у вас уже есть несколько работающих сайтов, и вы хотите изменить разрешения для них.

Всегда полезно сначала получить обзор текущих настроек. С помощью следующей команды вы можете создать список всех сайтов SharePoint и их текущих разрешений на общую доступность.

List all permissions of the SharePoint sites
Get-PnPTenantSite | select Title, Url, SharingCapability | where {$_.SharingCapability -ne 'ExternalUserAndGuestSharingOnly'}

Чтобы изменить разрешения, вы можете использовать следующий скрипт.

Get all sites that are not set to ExternalUserAndGuestSharingOnly
$sites = Get-PnPTenantSite | select Title, Url, SharingCapability | where {$_.SharingCapability -ne 'ExternalUserAndGuestSharingOnly'}

Loop through each site
ForEach ($site in $sites)
{
    # Ask confirmation before changing the permissions
    Write-host $site.title " is set to " $site.SharingCapability
    $r = Read-Host 'Change to External and Guest user? y/n'
    if($r -eq 'y')
    {
        Set-PnPTenantSite -Url $site.Url -Sharing ExternalUserAndGuestSharing
    }
}

Включите внешнее совместное использование Sharepoint на уровне арендаторов

Вы также можете включить внешнееSharing в SharePoint Online на уровне арендатора с помощью PowerShell. Это изменит только настройки по умолчанию для общих возможностей и не изменит настройки для существующих сайтов SharePoint.

Connect to SharePoint Admin
Connect-PnPOnline https://contoso-admin.sharepoint.com -Interactive

Enable External Sharing
Set-PnPTenant -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing

Чтобы проверить настройки, вы можете использовать:

Get-PnPTenant | Select SharingCapability

Совместное использование сайта коммуникации SharePoint

По умолчанию сайт связи SharePoint может быть общим только внутри организации. Также нет возможности изменить это в центре администрирования SharePoint или на самом сайте связи.

Но с помощью PowerShell мы можем изменить разрешения на совместное использование так же, как и для любого другого сайта SharePoint. Вы можете использовать приведенный выше скрипт, все, что вам нужно сделать, это использовать правильный URL сайта общения.

Общий доступ осуществляется нажатием на кнопку "Поделиться" в верхнем правом углу. Затем вы можете ввести адрес электронной почты гостевого пользователя, с которым хотите поделиться сайтом.

Лучшие практики внешнего обмена

Разрешение пользователям сотрудничать и делиться данными почти всегда является хорошей идеей. Если вы отключите возможность обмена в SharePoint, ваши пользователи, вероятно, станут отправлять файлы по электронной почте или использовать WeTransfer. Лучше предоставить им правильные инструменты и обучить их тому, как правильно использовать варианты обмена.

По возможности установите уровень разрешений для новых и существующих гостей. Таким образом, внешние пользователи будут обязаны войти в систему, что позволит вам отслеживать, кто имеет доступ к чему. Но также это дает вам инструменты для отзыва разрешений, если это необходимо.

Убедитесь, что разрешения ваших существующих сайтов SharePoint соответствуют вашей политике. Используйте скрипт PowerShell, чтобы проверить текущие настройки.

Если вы используете анонимные ссылки (делитесь с любыми), убедитесь, что вы установили срок действия ссылок и ограничили права доступа.

Имейте в виду, что вам необходимо будет обучать не только ваших пользователей, но и внешних пользователей в самом начале. Да, анонимные ссылки удобны в использовании, но сделайте краткое руководство для ваших внешних пользователей, чтобы они знали, как войти в систему или как создать учетную запись Microsoft. Обучение ваших пользователей - это самый важный шаг, когда дело доходит до использования возможностей совместного использования SharePoint.

Вам также могут понравиться следующие статьи:

  • Перенос домашних дисков в OneDrive с помощью PowerShell
  • Почему вам стоит создавать резервные копии Microsoft 365
  • Восстановить корзину SharePoint с помощью PowerShell