Архивирование почтовых ящиков пользователей в Office 365 с помощью политик хранения

Когда пользователи уходят, вы хотите сохранить их почту или почтовый ящик. Экспортировать его в файлы pst — не лучший способ, но и хранить почтовый ящик с дорогой лицензией Office 365 тоже не вариант. То, что мы хотим сделать, это архивировать почту, чтобы к ней можно было легко получить доступ позже для других пользователей.

С Office 365 вы можете добавлять политики хранения для сохранения контента — электронной почты, документов, мгновенных сообщений, на определенное количество времени. Мы можем использовать эти политики хранения, чтобы сохранить содержимое электронной почты от уволенных пользователей, чтобы мы могли получить доступ к данным без необходимости в лицензии Office 365. Для включения политик хранения вам нужна как минимум лицензия Exchange Online Plan 2 или отдельная лицензия на архивирование Exchange Online.

Если почтовый ящик, который вы хотите сохранить, имеет только план Exchange Online 1, вы можете временно обновить его до плана Exchange Online 2.

Настройка политики хранения

Войдите в свой портал Office 365 и перейдите в центр безопасности и соответствия. В разделе Условий хранения откройте Хранение, чтобы создать новую политику хранения.

Шаг 1

Нажмите кнопку создания, чтобы создать новую политику хранения. Дайте вашей политике имя, которое также объясняет суть политики.

Шаг 2

В настройках мы можем выбрать, как долго хотим сохранять содержимое или когда хотим его удалить. Чтобы сохранить электронное письмо навсегда, мы выбираем Да, я хочу сохранить его > Навсегда

Шаг 3

Выберите местоположение, к которому будет применена политика. В случае, если мы выберем только Exchange Email. По желанию мы можем применить политику к определенным получателям или исключить получателей из политики.

Шаг 4

На последнем шаге вы можете включить Замок Сохранения. Когда вы это включаете, никто больше не может изменить или удалить политику.

Овладейте Office 365 с помощью этого онлайн-курса

Научитесь организовывать и поддерживать свой виртуальный офис с помощью Microsoft 365.

Получение электронной почты

Когда электронное письмо сохраняется от бывшего пользователя, вы не можете просто открыть входящие сообщения от этого пользователя в вашем Outlook. Чтобы найти письмо, вам придется использовать eDiscovery или Поиск контента для поиска конкретного письма. Вы также найдете их в центре Безопасности и Соответствия.

Прежде чем мы сможем начать поиск, нам необходимо убедиться, что мы являемся членом группы ролей Менеджера eDiscovery в центре безопасности и соответствия. Для этого мы переходим в Разрешения и редактируем Менеджера eDiscovery. Выбираем Менеджера eDiscovery и с правой стороны нажимаем Изменить (2x), а затем добавляем пользователя, которому разрешено искать в почтовых ящиках бывших пользователей.

Поиск контента

Когда вы открываете Поиск контента, вы можете добавить новый поиск. Дайте ему название и выберите почтовые ящики, которые вы хотите просмотреть. Нажмите "Далее", когда закончите.

На следующей странице вы можете добавить ключевые слова и/или условия для поиска. С помощью условий вы можете сузить поиск:

• Фильтрация по датам
• Тип сообщения
• Предметы
• Отправитель/получатель
• и многие другие..

После установки фильтров нажмите на поиск, чтобы начать его. Вам будет предложено вернуться к обзору, где вы сможете увидеть, что поиск в процессе, это займет несколько минут. Когда он завершится, вы можете предварительно просмотреть результаты, чтобы увидеть, соответствуют ли они вашим ожиданиям. Если это не так, измените условия поиска и запустите его снова.

Если у вас есть все необходимое, вы можете экспортировать результаты в файл pst и открыть его в Outlook.