Как добавить отказ от ответственности по электронной почте в Office 365

В этом руководстве вы узнаете, как добавить отказ от ответственности в электронной почте в Office 365. Отказ от ответственности в электронной почте также может называться тегом электронной почты или баннерным сообщением.

Содержание

Что такое отказ от ответственности в электронной почте?
Как добавить отказ от ответственности по электронной почте ко всем внешним письмам
Добавьте отказ от ответственности ко всем исходящим электронным письмам
Добавьте дисклеймер к электронной почте с определёнными словами.
Добавьте внешний дисклеймер электронной почты с помощью PowerShell

Что такое отказ от ответственности в электронной почте?

Отказ от ответственности по электронной почте - это просто метка или сообщение, добавляемое к электронной почте. Это может быть добавлено к внешним электронным письмам, исходящим письмам, всем письмам или конкретным письмам. Популярный случай использования заключается в том, чтобы пометить электронные письма, отправленные снаружи вашей организации, смотрите пример ниже.

Когда вы помечаете электронное письмо, вы предоставляете информацию об этом письме. В данном случае, помечая внешние письма, вы уведомляете пользователей быть более осторожными или внимательными при открытии вложений или переходе по ссылкам.

Отказ от ответственности может быть очень полезным для идентификации определенных типов электронных писем. Вы можете помечать электронные письма с конкретной формулировкой. Некоторые примеры:

Если электронное письмо содержит финансовую информацию, вы можете пометить его как содержащее конфиденциальную информацию, чтобы пользователь понимал, что данные в этом письме необходимо обрабатывать осторожно.
Если электронное письмо содержит общие фразы, которые могут быть допустимыми, но с ними нужно обращаться осторожно. Например, если в письме есть фраза "обновите свой пароль". Это распространенная фраза, используемая в фишинговых письмах, но она также может быть законной.

Добавьте отказ от ответственности по электронной почте ко всем внешним письмам

В этом первом примере я создам правило отказа от ответственности для электронной почты, которое применяется ко всем электронным письмам, полученным от внешнего отправителя (за пределами организации).

Войти в Центр администрирования Exchange
Перейдите на https://admin.exchange.microsoft.com и войдите в систему.
Добавить правило потока почты
Перейдите в Почтовый поток, затем в Правила. Нажмите на Добавить правило, затем Создать новое правило.
```
<p><div style="background-color:#FFD700; width:100%; border-style: solid; border-color:#800000; border-width:1pt; padding:2pt; font-size:10pt; line-height:12pt; font-family:'Arial'; color:Black; text-align: left;"><span style="color:#A52A2A"; <b><strong>CAUTION:</span> External Sender. Please do not click on links or open attachments from senders you do not trust.</div><br></p>
```
Где написано 'Выберите один', если дисклеймер не может быть вставлен, вы должны выбрать 'обернуть'.
Ваше правило должно выглядеть как на изображении ниже:

Нажмите Далее.
Настройка правил
Настройки правила. Установите приоритет, в котором вы хотите, чтобы оно находилось в вашем списке транспортных правил. Режим правила должен быть 'Принудительный'. Убедитесь, что вы не выбрали остановку обработки других правил.
Нажмите Далее
Проверьте ваши настройки, а затем нажмите Готово. При завершении будет указано, что правило транспортировки создано успешно. Нажмите Готово.
Включить правило
Теперь вам нужно активировать ваше правило. Нажмите на правило, которое вы только что создали. Переключите правило на 'Включено'.

Это может занять несколько часов, прежде чем правило начнет отображаться в верхней части писем.

Текст будет отображаться вверху пользовательских электронных писем, как показано ниже.

Добавьте отказ от ответственности ко всем исходящим электронным письмам

В этом примере мы собираемся применить простой юридический отказ от ответственности ко всем исходящим сообщениям. Добавление отказа приведет к тому, что он будет находиться внизу электронного письма, как на изображении ниже.

Эти шаги очень похожи на первый пример. Я только собираюсь показать различия, обратитесь к первому примеру, если вам нужны полные шаги.

Примените это правило, если – Получатель внешний/внутренний и выберите “Не в организации”. Добавьте дополнительное правило и выберите, чтобы отправитель был внешний/внутренний и выберите “В организации”.

Выполните следующее – Выберите применение отказа от ответственности к сообщению и выберите добавление отказа от ответственности.

Вот HTML-код для добавления отказа от ответственности.

<br>
<div style="font-size:10pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px solid #003333; padding:.8em; ">
<span style="font-size:12pt;  font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">Legal Notice</span><br/>
<p style="font-size:12pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. </p>

Теперь мы хотим добавить условие, чтобы отказ от ответственности не применялся к сообщениям, которые уже его содержат, например, когда вы отвечаете кому-то. Под пунктом "Кроме если" выберите "Тема или текст" и затем выберите, чтобы тема или текст совпадали с этими текстовыми шаблонами. Нажмите на "Введите слова".

Вставьте фразу из вашего отказа от ответственности. В моем случае я собираюсь добавить "Юридическое уведомление" как слова, поскольку это есть в моем отказе от ответственности. Введите слова и нажмите "Добавить", а затем сохраните внизу.

Ваше правило должно выглядеть примерно так:

Как только вы настроите своё правило, нажмите Далее.

Просмотрите настройки правил и нажмите "Далее". Затем нажмите "Готово".

Включите правило, кликнув по нему, а затем переключите на включено.

Добавить дисклеймер электронной почты к письмам с конкретными словами

Чтобы расширить основное правило, вы можете применить это правило к определенным электронным письмам в зависимости от формулировки письма. Например, если вы хотите применить отказ от ответственности только к письмам, содержащим определенные слова, вы можете добавить еще одно условие, нажав на знак + справа от "Применить это правило, если*."

В разделе "И", выберите "Тема" или "Тело", а затем выберите, чтобы тема или тело соответствовали этим текстовым шаблонам. Например, мы собираемся применить это правило, если мы получим много фишинговых писем, которые говорят "Обновите ваш пароль". Чтобы это указать, нажмите на "Введите слова."

Введите слова для обновления вашего пароля и нажмите добавить. Затем нажмите Сохранить.

Теперь ваше правило будет выглядеть следующим образом. Это применит отказ от ответственности ко всем электронным письмам, отправленным снаружи организации, которые содержат фразу "обновите ваш пароль", но не применит тег при отправке на домен trustthisdomain.com.

Добавьте внешний дисклеймер электронной почты с помощью PowerShell

Exchange Online Protection имеет командлет, который позволит помечать внешние электронные письма. Это не настраиваемо. Он просто добавляет метку, отображаемую как Внешнее, ко всем письмам извне организации. Вы можете включать или отключать это в Exchange Online с помощью PowerShell.

Сначала подключитесь к Exchange Online с помощью PowerShell.

Введите следующую команду:

Set-ExternalInOutlook - Enabled $true

ПРИМЕЧАНИЕ: Это изменение может занять до 48 часов для отображения во всех письмах пользователей.

Чтобы просмотреть текущие настройки тегирования, вы можете использовать команду Get-ExternalInOutlook.

Get-ExternalInOutlook

Вы можете отключить эту функцию для определённых писем.

В этом примере мы исключаем внешний тег для адреса электронной почты admin@allowthisdomain.com. Чтобы добавить дополнительные адреса электронной почты, просто разделите их запятой.

Set-ExternalInOutlook -AllowList @{Add=”admin@allowthisdomain.com”}

Чтобы удалить адреса электронной почты из белого списка, используйте следующую команду:

Set-ExternalInOutlook -AllowList @{Remove=”admin@allowthisdomain.com”}

Теперь, когда пользователи получают электронное письмо, оно будет иметь тег «Внешний» в верхней части письма, как на изображении ниже:

Надеюсь, вам понравилась эта статья, пожалуйста, оставьте свои вопросы или комментарии ниже.

Темы: Лучшие практики безопасности Office 365