Поиск по сайту:

Как создать общую почтовую коробку в Office 365

В этом руководстве вы узнаете, как создать общую почтовый ящик в Office 365, используя Центр администрирования Exchange и PowerShell.

Темы в этом руководстве:

  • Что такое общая почтовая коробка?
  • Как создать общую почтовый ящик в Центре администрирования Exchange
  • Как создать общую почтовую ящик с помощью PowerShell

Что такое общая почтовая коробка?

Общий почтовый ящик очень похож на обычный почтовый ящик пользователя, поскольку у него есть список папок и календарь. Основная цель общего почтового ящика - управление электронной почтой. Он может быть отличным для команды или отдела, которому нужен простой центральный почтовый ящик, которым может пользоваться вся команда. Общий почтовый ящик состоит из людей, которым был делегирован доступ для управления электронной почтой. Вы не можете делегировать доступ к общему почтовому ящику людям вне вашей организации. Люди внутри и вне вашей организации могут отправлять электронные письма в общий почтовый ящик.

Общий почтовый ящик не требует лицензии, однако пользователи, которым делегирован доступ к Общему почтовому ящику, должны иметь лицензию на Exchange. Также, если размер почтового ящика превысит 50 ГБ, потребуется лицензия для добавления дополнительного пространства. С лицензией Exchange E3/E5 размер лимита увеличивается до 100 ГБ. Microsoft рекомендует, чтобы не более 25 пользователей имели делегированный доступ к Общему почтовому ящику. Нет ограничения на количество Общих почтовых ящиков, которые вы можете создать в своем арендаторе.

Когда вы создаете общую почтовую ящик, соответствующая учетная запись пользователя автоматически создается с автоматически сгенерированным паролем. Вашим пользователям не потребуется идентификатор пользователя и пароль для входа в общую почтовую ящик. Учетная запись должна быть настроена на блокировку входа для целей безопасности. Если этот почтовый ящик будет скомпрометирован, то злоумышленник получит доступ к отправке электронных писем как внутри, так и за пределами вашей организации.

Пример сценария, в котором общая почтовая коробка будет идеальной: отдел дебиторской задолженности с несколькими сотрудниками, и вам нужно, чтобы все счета от внешних поставщиков приходили в этот почтовый ящик, чтобы каждый сотрудник мог просматривать эти счета. Вы можете делегировать доступ к почтовому ящику каждому сотруднику. Каждый сотрудник сможет просматривать и отвечать на электронные письма.

Как создать общую почтовую коробку в Центре администрирования Exchange

Шаг 1: Войдите в Центр администрирования Exchange

Войдите на https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?#/SharedMailbox и нажмите на "Команды и группы", затем выберите "Общедоступные почтовые ящики".

Шаг 2: Нажмите Добавить общую почтовый ящик

Затем нажмите на «Добавить совместный почтовый ящик»

В появившемся окне "Добавить общую почтовый ящик" введите Отображаемое имя. Оно должно быть уникальным и легко узнаваемым. Адрес электронной почты будет заполнен автоматически, но вы можете его изменить. Адрес электронной почты должен быть легким для запоминания, особенно если вы собираетесь предоставить его внешним пользователям для отправки писем вашей организации.

Я собираюсь назвать этот общий почтовый ящик 'Расчетный счет'. Адрес электронной почты автоматически заполнился 'accountspayable', так что я оставлю его таким. Нажмите 'Сохранить изменения' внизу.

Как только общая почтовая ящик будет создан, вы получите сообщение о том, что это прошло успешно. Затем вы можете добавить участников (делегатов) и управлять настройками общего почтового ящика.

ПРИМЕЧАНИЕ: Создание почтового ящика может занять до 15 минут. Вам может потребоваться подождать перед добавлением участников в почтовый ящик.

Шаг 3: Добавьте участников в общую почтовую коробку

Члены общей почтовой ящики — это пользователи, которым вы хотите предоставить доступ к общей почтовой ящике.

Нажмите на общую почтовую коробку, затем нажмите «Редактировать» под участниками.

Нажмите на «Добавить участников»

Далее вы можете найти участника или прокрутить список и выбрать пользователей для добавления. Когда вы выберете пользователей, нажмите кнопку Добавить.

По умолчанию каждому участнику предоставляются права на чтение и управление, а также права на отправку от имени другого пользователя.

Я добавил двух участников, поэтому теперь справа от "Читать и управлять правами доступа" я вижу 2 участника. То же самое для прав на "Отправить от имени".

Шаг 4: Как получить доступ к общей почтовой ящике

Если вы используете настольный клиент Outlook, общая почтовая служба должна автоматически отобразиться в панели папок. Вам, возможно, придется подождать несколько минут после создания общей почтовой службы, прежде чем она появится.

Откройте общую почтовый ящик в Outlook в Интернете.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на папках и выберите «Добавить общую папку»

2. Введите имя или адрес электронной почты общего почтового ящика и нажмите 'Добавить'.

Общий почтовый ящик теперь должен отображаться в левом навигационном окне.

Блокировать вход в общую почтовую ящик

Когда вы создаете Общую почтовую коробку, соответствующая учетная запись пользователя автоматически создается с автоматически сгенерированным паролем. Учетная запись должна быть настроена на блокировку входа для обеспечения безопасности.

Эти шаги являются необязательными, но рекомендуется их выполнить для увеличения безопасности Office 365.

Войдите на https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?#/users и найдите пользователя, связанного с общим почтовым ящиком, который вы только что создали.

В моем примере имя общего почтового ящика - Дебиторская задолженность.

Нажмите в поле слева от 'Заблокировать этого пользователя от входа' и нажмите 'Сохранить изменения' внизу.

Выберите поле "Заблокировать этого пользователя для входа" и нажмите "Сохранить изменения".

У вас появится всплывающее окно с сообщением, что учетная запись теперь заблокирована для входа.

Теперь вверху должно быть написано: Вход в аккаунт заблокирован.

Как создать общую почтовую ящик с помощью PowerShell

Шаг 1: Подключитесь к онлайн-обмену.

Обратитесь к статье о подключении Exchange Online PowerShell для пошаговых инструкций.

Шаг 2: Выполните командлет New-Mailbox

Для создания общего почтового ящика мы собираемся использовать командлет New-Mailbox.

New-Mailbox -Shared -Name “Accounting Dept” -DisplayName “Accounting Department”

Этот пример создает общую почтовую корзину под названием "Отдел бухгалтерии" с основным адресом электронной почты accountingdept@activedirectorypro.com (использует поле имени для заполнения адреса электронной почты).

Шаг 3: Изменение прав доступа к общей почтовой коробке

Чтобы предоставить пользователю полный доступ к почтовому ящику, используйте командлет Add-MailboxPermission.

Add-MailboxPermission -Identity "Marketing" -User "123 User" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

В этом примере мы предоставляем пользователю "123 User" полный доступ к общему почтовому ящику "Отдел маркетинга" (используя псевдоним).

Чтобы дать пользователю Разрешения на отправку от имени, мы используем командлет Add-RecipientPermission.

Add-RecipientPermission "Marketing" -AccessRights SendAs -Trustee "ABC User" -Confirm:$false

В этом примере мы предоставляем пользователю "ABC User" права на отправку от имени общих почтовых ящиков отдела маркетинга (используя псевдоним Marketing).

Чтобы предоставить разрешения на отправку от имени, мы используем командлет Set-Mailbox

ПРИМЕЧАНИЕ: Это заменит все существующие разрешения пользователей на отправку от имени.

Set-Mailbox -Identity “Marketing” -GrantSendOnBehalfTo “Annie Smith”

В приведенном выше примере мы предоставляем пользователю "Энни Смит" разрешения на отправку от имени почтового ящика "Маркетинговый отдел" (используя псевдоним Marketing).

Чтобы добавить пользователя к существующему списку прав на отправку от имени, используйте эту команду.

Set-Mailbox -Identity "Marketing" -GrantSendonBehalfTo @{Add="123 User"}

В приведенном выше примере мы добавляем пользователя "123 User" в существующий список разрешений на отправку от имени для совместного почтового ящика "Маркетинг".

Резюме

Совместный почтовый ящик полезен, когда несколько человек должны управлять электронной почтой, например, читать и отвечать на запросы клиентов.

В этом руководстве я показал вам, как создать общую почтовую ящик с помощью Центра администрирования Exchange и с помощью PowerShell. Я также показал, как изменить права доступа к общей почтовой ящик с помощью PowerShell. Надеюсь, вам понравилась эта статья; если у вас есть вопросы или комментарии, пожалуйста, оставьте их ниже.